Die Buchhaltung gehört zu den ersten Modulen, die du in Odoo sauber konfigurierst. Jeder Verkaufsauftrag, jede Warenbewegung und jede Lieferantenbestellung erzeugt im Hintergrund buchhalterische Vorgänge. Wenn die Grundeinstellungen nicht stimmen, bevor die erste Buchung läuft, entstehen Datenlücken, die später schwer zu korrigieren sind. Viele dieser Einstellungen lassen sich nach der ersten Buchung gar nicht mehr ändern.
ersetzenWarum die Buchhaltung schon jetzt konfiguriert wird
Im Buchhaltungsmodul entstehen Buchungen sehr schnell. Schon die erste Kundenrechnung im Verkaufsmodul löst Einträge in den Journalen aus. Sobald das passiert, sperrt Odoo bestimmte Einstellungen, etwa die steuerliche Lokalisierung oder den Modus für Brutto- und Nettopreise.
Wer das Verkaufsmodul oder das Lagermodul ausprobiert, ohne vorher die Buchhaltung eingerichtet zu haben, läuft Gefahr, dass Odoo später Einstellungen blockiert, die er noch ändern möchte. Deshalb startet die Konfiguration mit dem Buchhaltungsmodul.
Du erreichst die Buchhaltungseinstellungen über zwei Wege, die zur selben Ansicht führen: Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen oder über die globalen Einstellungen mit dem Reiter Buchhaltung.
Steuerliche Lokalisierung
Die Lokalisierung ist die erste und folgenreichste Einstellung. Sie legt den Kontenrahmen, die Steuersätze und die gesetzlichen Anforderungen für ein Land fest. Du findest sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuerliche Lokalisierung.
ersetzenFür Deutschland stehen zwei Kontenrahmen zur Wahl: SKR03 und SKR04. Beide sind gängig, der Aufbau unterscheidet sich aber. SKR03 ist am Geldfluss durch das Unternehmen orientiert, SKR04 stärker am Jahresabschluss. Im E-Commerce ist SKR03 der häufiger verwendete Rahmen. Der Vorsprung ist nicht riesig, beide sind verbreitet. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, klärt die Wahl mit ihm ab. Der Kontenrahmen muss zur bestehenden Arbeitsweise passen.
Sobald du den Kontenrahmen auswählst und speicherst, legt Odoo Konten, Steuern und Steuerpositionen automatisch an. Der Vorgang dauert einen Moment, weil viele Voreinstellungen im Hintergrund gesetzt werden. Es kann sein, dass Odoo bei der Umstellung Module deinstallieren möchte, die zur neuen Lokalisierung nicht passen (etwa wenn in der Datenbank vorher schon Sammelzahlungs-Module aktiv waren). Das ist normal, da du am Anfang stehst und die Module bei Bedarf später wieder hinzufügen kannst.
Buchhaltungsimport: Was beim Go-Live mitten im Jahr passiert
Nach der Lokalisierung kommt die Frage, wie der Übergang vom alten System aussieht. Der einfachste Fall ist ein Go-Live zum 1. Januar: das alte Jahr ist abgeschlossen, das neue Jahr beginnt frisch in Odoo. In den meisten Projekten ist das aber nicht realistisch. Der Go-Live fällt mitten ins Jahr.
Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Buchhaltungsimport bietet Odoo zwei Wege an: Manuell überprüfen (Jahresendsalden) oder Importieren (für vollständige Historie).
ersetzenDrei realistische Vorgehensweisen:
Alle bisherigen Buchungen manuell nachtragen. Praktikabel nur, wenn die Buchungsmenge sehr klein ist. In den meisten Fällen zu aufwendig.
Salden per Stichtag eintragen. Die Option Manuell überprüfen (Jahresendsalden) ist nicht auf den 31.12. beschränkt. Sie funktioniert für jedes Stichtagsdatum, etwa ein Quartalsende oder einen Monatsabschluss. Das alte System läuft parallel bis zum Stichtag, ab da übernimmt Odoo. Die offenen Posten zum Stichtag werden manuell nachgepflegt.
Vollständiger Import der Historie. Möglich, aber technisch und buchhalterisch aufwendig. Sinnvoll nur, wenn die Importdaten sehr sauber vorbereitet sind.
Steuern konfigurieren
Durch die deutsche Lokalisierung sind die wichtigsten Steuersätze bereits angelegt. Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern prüfst du nur noch die Voreinstellungen und passt sie bei Bedarf an.
Standardsteuer und Vorsteuer
Für die meisten E-Commerce-Händler ist die Standardumsatzsteuer 19 %, die Standardvorsteuer ebenfalls 19 %. Die Vorsteuer ist in Odoo mit einem kleinen i hinter dem Wert markiert (z.B. "19i" für 19 % Vorsteuer, "7i" für 7 % Vorsteuer). Wenn du Produkte ausschließlich mit ermäßigtem Steuersatz verkaufst, kannst du hier umstellen. Im Standardfall sind die voreingestellten 19 % korrekt.
ersetzenPreise inklusive oder exklusive Steuern (Verkauf)
Das ist eine der wichtigsten Stellschrauben in der Konfiguration. Im E-Commerce empfehlen wir inklusive Steuern. Odoo arbeitet dann intern mit Bruttopreisen und rechnet die Steuer heraus.
Drei Gründe dafür:
- Im B2C-E-Commerce werden Preise immer als Bruttopreise kommuniziert. Inklusive Steuern ist konsistent zur Außendarstellung.
- Rechnungsdesigns wirken im Brutto-Modus aufgeräumter. Die Mehrwertsteuer wird am Ende der Rechnung herausgerechnet und nicht zeilenweise aufgeschlagen.
- Beim Zusammenspiel mit externen Shop-Systemen (per API oder Konnektor angebundene Shops wie Shopify oder Shopware) reduziert der Brutto-Modus Rundungsfehler.
Odoo bleibt trotz des Brutto-Modus voll funktionsfähig für Netto-Auswertungen. In der BWA und in Berichten siehst du weiterhin Netto-Werte. Der Brutto-Modus beeinflusst vor allem das Rechnungsdesign und die Darstellung in Übersichten.
ersetzenVorsteuer auf "exklusive Steuern" umstellen (Pflicht-Nachtrag)
Obwohl die globale Einstellung auf "inklusive Steuern" steht, muss die Vorsteuer im Einkauf auf "exklusive Steuern" umgestellt werden. Sonst landet auch die Vorsteuer auf einer Brutto-Berechnung, was im Einkauf nicht gewünscht ist. Die meisten Einkäufer arbeiten im B2B mit Netto-Preisen.
Den Override stellst du pro Steuersatz ein:
- Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Steuern
- Den Eintrag 19i (Vorsteuer 19 %) öffnen
- Reiter Erweiterte Optionen öffnen
- Feld Inpreis Inbegriffen auf exklusiv stellen
- Speichern
Den gleichen Vorgang für 7i (Vorsteuer 7 %) wiederholen. Wer EU-Steuern nutzt, behandelt diese ebenfalls so. Die Verkaufssteuern bleiben auf "Standard" stehen, was die globale Einstellung "inklusive Steuern" übernimmt.
ersetzenRundungsmethode
Die Rundungsmethode unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern ‣ Rundungsmethode entscheidet, ob die Steuer pro Steuersatz oder pro Zeile gerundet wird. Bei hohen Beträgen kann das je nach Rundungsmethode pro Rechnung zu mehreren Cent oder bei sehr großen Summen sogar zu Euro-Differenzen führen.
Wer mit inklusive Steuern arbeitet (unsere Empfehlung), nutzt Rundung pro Zeile. Odoo selbst weist darauf hin: die Rundung pro Zeile wird empfohlen, wenn Bruttopreise angegeben werden. So entspricht die Summe aller Zwischensummen der Gesamtsumme inklusive Steuern.
Wer exklusiv arbeitet, dreht das um und nutzt Rundung pro Steuer.
Periodizität der Steuererklärung
Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern ‣ Periodizität legst du fest, ob die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise erfolgt. Typische Werte sind eine Frist von 7 Tagen nach Ende der Periode und das Standardjournal Steuererklärung. Die Periodizität klärst du mit dem Steuerberater.
OSS und innergemeinschaftlicher Fernabsatz
Wer in andere EU-Länder an Privatkunden verkauft, fällt ab bestimmten Schwellenwerten unter die OSS-Regelung (One-Stop-Shop). Odoo bringt das Modul Innergemeinschaftlicher Fernabsatz mit. Aktivierung unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern ‣ Innergemeinschaftlicher Fernabsatz.
Sobald OSS aktiv ist, bucht Odoo Bestellungen automatisch nach der Lieferadresse, also nach dem Steuerrecht des Empfängerlandes. Das ist Pflicht, sobald die Schwelle überschritten wird. In den Grundeinstellungen aktivierst du die Funktion. Die vollständige Behandlung von Schwellenwerten, länderspezifischen Steuersätzen und Berichterstattung gehört in ein eigenes Vertiefungsvideo: OSS und innergemeinschaftlicher Fernabsatz in Odoo.
ersetzenUSt-ID-Prüfung über MIAS
B2B-Kunden mit USt-ID kannst du gegen die EU-MIAS-Datenbank prüfen lassen. Die Option findest du unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern ‣ USt-Identifikationsnummern überprüfen. Sie hilft, falsche oder ungültige USt-IDs sofort zu erkennen, bevor eine Rechnung ohne Steuer ausgestellt wird.
Ist-Versteuerung
Wer nach vereinnahmten statt vereinbarten Entgelten versteuert, aktiviert die Option Ist-Versteuerung unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern ‣ Ist-Versteuerung. Das ist ein Sonderfall, der mit dem Steuerberater abgestimmt wird.
Eine Rechnungszeile pro Steuer
Odoo fasst standardmäßig Positionen mit gleicher Steuer zusammen. Für den DATEV-Export und für viele Steuerberater ist das die übliche Darstellung. Aktivieren unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Steuern.
Kundenrechnungen: relevante Grundeinstellungen
Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Kundenrechnungen stellst du das Verhalten für ausgehende Rechnungen ein.
Separate Rechnungs- und Lieferadresse pro Kunde. Für E-Commerce unverzichtbar. So kann jeder Kunde unterschiedliche Adressen für Versand und Rechnung hinterlegen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen. AGB lassen sich am Ende von Rechnungen, Angeboten und Aufträgen automatisch einfügen.
Verkaufsbeleg. Eine vereinfachte Belegart für bestimmte Verkaufsfälle (etwa Direktverkauf am Tresen). Für reine Online-Shops in der Regel nicht relevant.
Verkaufskreditlimit. Löst Warnungen aus, wenn die Gesamtforderungen eines Kunden einen festgelegten Schwellenwert überschreiten. Sinnvoll für B2B-Geschäft mit hohen Beträgen, im klassischen Endkunden-E-Commerce meist nicht nötig, weil Kunden vor Versand über Zahlungsdienstleister bezahlen.
Kundenzahlungen
Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Kundenzahlungen stehen drei Optionen:
- Online-Zahlungen: erlaubt die Bezahlung von Kundenrechnungen über einen QR-Code oder Link auf der Rechnungs-PDF, der im Online-Banking eingescannt werden kann. Eine sinnvolle Grundeinstellung, die niemandem schadet, der sie nicht aktiv nutzt.
- Sammelzahlungen: gruppiert Zahlungen zu einem Stapel, um den Abstimmungsprozess zu erleichtern. Je nach Branche unterschiedlich relevant.
- SEPA-Lastschriftverfahren: für Kunden, die per Lastschriftmandat einziehen wollen. Aktivierung unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Kundenzahlungen ‣ SEPA-Lastschriftverfahren. Wer mit Lastschrift arbeitet, hinterlegt zusätzlich die eigene Gläubiger-Identifikationsnummer.
Lieferantenrechnungen
Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Lieferantenrechnungen stehen drei Optionen:
- Lieferantenrechnungen automatisch validieren: nach einer definierten Anzahl fehlerfreier manueller Validierungen bucht Odoo Lieferantenrechnungen automatisch. Empfehlung: aktivieren. Bei wiederkehrenden Lieferanten mit gleichbleibendem Belegmuster spart das auf Dauer viel Zeit.
- Produkt von Lieferantenrechnung vorhersagen: Odoo versucht, das Produkt einer Rechnungszeile auf Basis der Zeilenbezeichnung zu erkennen. Sinnvoll nur für Kunden mit einer kleinen, immer wiederkehrenden Produktübersicht. Im Standardfall lassen.
Lieferantenzahlungen: SEPA-Überweisung und ISO 20022
Der Standard für deutschen und europäischen Zahlungsverkehr ist SEPA-Überweisung, mittlerweile auf ISO 20022 umgestellt. Odoo erzeugt damit Zahlungsdateien, die du direkt an die Bank übergibst. Manuelle Überweisungen entfallen.
Aktivierung unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Lieferantenzahlungen ‣ SEPA-Überweisung.
Wer mit Verrechnungsschecks arbeitet, kann diese Option ebenfalls hier aktivieren. Im E-Commerce ist das selten.